Cómo mantengo mi correo a cero

En muchas conversaciones (ya sean físicas o por internet) es frecuente oír la queja de que no hay tiempo para leer todos los correos que llegan a nuestra bandeja de entrada. Esto, además del problema que conlleva el poder dejarnos una tarea o una información importante, supone un estrés al ver, continuamente, que tenemos ahí cosas pendientes.

De un tiempo a esta parte he ido mejorando mi forma de leer el correo y ahora ya consigo tenerlo siempre a cero sin ningún problema. Esto que cuento no es ningún método anglosajón (que yo sepa, al menos) de comprobado éxito. Es, simplemente, lo que yo hago. Creo que alguno le puede ayudar, y seguro que muchos podéis darme vuestros consejos para hacerlo mejor todavía. Aviso que uso GMail únicamente, por lo que alguna de las cosas que hago quizá no se puedan hacer en otros entornos.

• Etiquetas: Es la clave de la gestión. Crear muchas etiquetas, tantas como creas necesarias. Y sin vergüenza de crear cada día una más. Yo ahora mismo tengo 20. Van desde avisos de Google, trabajo o publicidad hasta facebook y twitter.  A cada etiqueta la pongo de un color para reconocerla más fácilmente.
• Filtros: Si tuviésemos que poner una etiqueta a todos los correos que recibimos (seguramente decenas o incluso cientos al día) perderíamos más tiempo que en leerlos. Por eso la mejor manera es usar filtros. En mi caso los hago por remitente, pero quizá pueda interesar también por contenido. Varios filtros pueden apuntar a una única etiqueta.
• Pendientes: Esta etiqueta es la única que no tiene filtro. Aquí van esos mails que nos obligan a hacer algo, ya sea contestar u otra tarea. Para tenerlos siempre a mano tenemos la posibilidad de las cajas de «Recibidos»
• «Varios Recibidos»: GMail permite tener hasta 5 pequeñas cajas con diferentes filtros para tener a mano determinados mails. En mi caso tengo 4: Destacados (estrella), No leídos, Pendientes y Enviados. Esto me ayuda a ir más rápido a determinadas cosas que uso a menudo y a tener «vigilados» los Pendientes.
• Destacado/Estrella: Esta herramienta me ayuda a guardar los mails que contienen información importante, generalmente una dirección o un archivo adjunto que no quiero olvidar con el tiempo. No conviene abusar de las estrellas ya que se trata de encontrar rápido cierta información. Además, de vez en cuando no viene mal echar un vistazo, que seguro que hay cosas que ya no nos hacen falta.
• ¿A qué no pongo etiqueta?: No se la pongo (al menos con filtro) a aquellos remitentes que me pueden enviar algo personal o algo de trabajo indistintamente, como por ejemplo Chus.
• Lectura en bloque: Para ser más eficiente y evitar distracciones, prefiero leer por etiquetas, así, miro todo lo del trabajo de golpe, contesto todos los comentarios de facebook seguidos, luego miro los nuevos followers de twitter… Lo mejor es no dejar nunca una etiqueta con correos sin leer. Así tendremos la sensación de ir avanzando en el trabajo de leer correos.
• Ocultar etiquetas leídas: Esta es una aplicación del Labs de GMail. Hace que solo veamos aquellas etiquetas que tienen mensajes pendientes, lo que también simplifica la lectura.
• Móvil: leer el correo en el móvil también ayuda a reducir el número de mails que encontramos en nuestra bandeja cuando nos sentamos frente al ordenador. Pero yo lo veo más para pequeñas cosas (facebook, algún mail personal breve…)

Espero que os hayan ayudado estos consejos y que me podáis dar algunos vuestros.